TMS係統用戶背景
中國建材集團是全球最大的綜合性建材產(chan) 業(ye) 集團、世界領先的新材料開發商和綜合服務商，連續9年榮登《財富》世界500強企業(ye) 榜單。中國建材集團是一家科技型企業(ye) ，擁有3.8萬(wan) 名科技研發和工程技術人員，26家國家級科研設計院所。中建材信息技術股份有限公司（簡稱：中建信息）創立於(yu) 2005年4月，注冊(ce) 資金14935萬(wan) 元，是中建材集團成員企業(ye) ，客戶涉及政府、金融、互聯網、教育、製造、能源、交通等多個(ge) 領域。2019年，公司營業(ye) 收入超過166億(yi) 元人民幣。中建信息以北京為(wei) 中心，在國內(nei) 及海外國家共建立近60個(ge) 分公司及辦事處。作為(wei) 華為(wei) 首家下單規模超過百億(yi) 的總經銷商、華為(wei) 企業(ye) 業(ye) 務全球最大合作夥(huo) 伴，公司連續多年被評為(wei) “中國IT十大卓越分銷商”，並連續四屆被評為(wei) “中國IT增值分銷商十強”，業(ye) 務規模及業(ye) 務能力有目共睹。
公司成立以來非常重視戰略規劃和企業(ye) 信息化建設，隨著業(ye) 務規模的增長，不斷改善優(you) 化管理模式，在信息化建設方麵發展迅速，公司自2010年就陸續自建ERP、OA等信息化係統，後期引進全球最先進的SAP的ERP係統，使企業(ye) 的內(nei) 部流程管理達到同業(ye) 中的翹楚。但由於(yu) 分銷業(ye) 務的供應鏈采用3PL方式完成貨物的交付，需要眾(zhong) 多外包運輸服務商協同，因此不同公司間的貨物信息流信息傳(chuan) 遞緩慢，運輸管控一直沿用Excel表格與(yu) 外包單位進行人工協同管理。伴隨華為(wei) 的業(ye) 務成長，中建材信息的供應鏈單量暴漲，每年僅(jin) 華為(wei) 的分銷運輸的單量就已超30000，且客戶對在途管控的要求不斷提升，因此一個(ge) 跨組織協同的TMS係統成為(wei) 我公司的迫切需求。
中建信息的分銷業(ye) 務的物流流程和大多數公司的物流流程一致。由公司銷售在ERP係統中建立了銷售單，銷售單信息進入OA作審批，審批通過下發到倉(cang) 庫備貨，同時下發物流部建立運單，運單建立後按區域和線路分派給指定操作人員，物流操作人員選擇合適的承運商，按運輸時效製定提貨時間、到貨時間及相應的kpi要求。運單信息填寫(xie) 完整後發給承運商開始操作。
貨物開始運輸後，物流人員負責監控貨物運輸中有無異常發生、貨物在途狀態的跟蹤和反饋、簽收單的回傳(chuan) 和歸檔、費用的記帳和對帳。
物流部門除了日常的業(ye) 務操作還負責運價(jia) 的談判、供應商效績評價(jia) 、物流整體(ti) 運行情況監控等工作。
多部門、多項目、多產(chan) 地、多承運商分類管理，由於(yu) 中建信息分銷產(chan) 品廠家多、種類多，因此業(ye) 務複雜物流管理多樣化。不同的分銷產(chan) 品歸屬不同部門，不同部門對運輸的要求不一樣。分銷項目不同則運輸貨品歸屬不同的項目，導致物流部需要按不同運輸方式操作。產(chan) 地不同導致分銷出貨地不同，不同部門、不同產(chan) 品出貨地點也會(hui) 不一樣。同時物流部門為(wei) 分散運輸風險，提高物流服務采購競爭(zheng) 力，按貨主收貨地區又規定了不同的運輸線路，分別委托不同承運商提供運輸服務。對特殊的運輸訂單，公司還會(hui) 臨(lin) 時招投標的方式另行選擇合適的承運商，以上種種需求，大幅增加了業(ye) 務複雜度。
對緊急程度要求較高的貨物，物流部門需要及時調整運輸方式，放棄陸運改為(wei) 時效更高的空運完成。係統會(hui) 跟蹤記錄這些變化，在成本報表上體(ti) 現以供後期分析。
由於(yu) 運送貨品有重拋的差異，承運商結算時既有按重量結算，也會(hui) 有按體(ti) 積結算，甚至按一定重拋比折算後的計費重量結算的情況。
從(cong) 銷售信息發送下來的運輸訂單有時還包含一些無形資產(chan) ，如license等，這些貨品是不需要實際運輸服務的。在實際操作中，需要把這些訂單排除在可操作的訂單範圍外，單獨流程處理。
為(wei) 最大化降低公司物流成本，所有同一到貨地點、同一到貨時間、同一接收公司、同一接收人員的訂單會(hui) 被合單形成新的一票運單發送給承運商。
由於(yu) 運輸活動的多級轉包，時空轉換複雜，係統對實際隨機發生費用和異常情況的都需要準確記錄，以備成本核算。
公司物流部門麵對每日幾十張銷售單，還能勉強使用Excel表格記錄和管控物流業(ye) 務，隨著單量的快速增長增長，越來越多的效率矛盾體(ti) 現出來。Excel記錄效率低下：物流所有訂單的在途更新和計費都還沿用Excel人工管理。信息更新滯後且效率低，極易出錯。
貨物運輸異常首先是客戶發現，投訴到銷售，銷售又投訴到物流部門。作為(wei) 執行者的物流部門，異常消息總是最後知道，麵對領導和銷售同事，物流部門壓力山大！
銷售下達運輸訂單需經過層層審批，審批結束才流轉至實際執行的物流部，物流部門又經常由於(yu) 銷售訂單的物流專(zhuan) 用信息缺失而無法安排運輸；安排好的運輸車輛去倉(cang) 庫提貨，卻被告知倉(cang) 庫備貨還未完成；提貨車輛到倉(cang) 庫，需要客戶簽字的空白簽收單發生改變，需要重新打印，種種情況都需要物流部門與(yu) 內(nei) 部銷售及外包服務商之間的有可以信息協同的工具。
客戶及銷售查詢貨物狀態依賴人工追蹤，物流部人員接到銷售查詢的電話會(hui) 查貨物發給了哪家承運商，再追承運商的客服接口人員要在途信息。承運商在途信息反饋給物流部，物流部客服再反饋給銷售，信息傳(chuan) 遞低效滯後。
作為(wei) 上市公司，日常運作的合規性會(hui) 麵臨(lin) 風控部門的內(nei) 、外部的審核。由於(yu) 單量大、信息記錄方式原始、審批依據和流程涉及內(nei) 外部門和公司都比較多。造成審核中抽檢出的紙質憑單查找核對費時費力，甚至因為(wei) 遺失單據，無法提供必要支持文件。
由於(yu) 每票貨物都有可能涉及額外費用的記錄和審批，年費用多於(yu) 5萬(wan) 條。如何保證錄入的費用合規且無誤，付款周期的審核工作成為(wei) 物流經理的噩夢。
回單是貨物簽收的法律依據，貨物是否被正常簽收影響到公司資金的運轉效率。在沒有電子回單的情況下，很難提升收款效率。
客服人員大量時間都用在手工記錄單據、更新地點信息、更新狀態、更新異常信息、查找貨物狀態和位置、記賬等操作上。由於(yu) 每人負責的單量巨大，無法避免數據的記錄手誤。實時跟蹤貨物狀態要求無法滿足：客戶希望每日提供在途貨物位置更新，前日所有到貨情況匯報，貨物狀態信息及時反饋，電子簽單的回傳(chuan) 。
2.3.9KPI績效統計分析粗放：
每月、每季度對海量的運單運輸情況的統計和匯總是對承運商的必要管理活動。由於(yu) 前期使用Excel方式管理，使得KPI績效統計困難，無法實現對供應商的有效管理。
3、TMS係統實施過程
3.1TMS係統建設關(guan) 注點：
考慮到TMS係統需要在功能上協同多方：銷售、倉(cang) 庫、財務、承運商、終端客戶，同時滿足和已有的ERP/WMS等係統的對接，公司在實施TMS前對係統的要求作了充分的討論。通過內(nei) 部討論，對TMS係統關(guan) 注在幾個(ge) 方麵：
一、係統成熟穩定：因為(wei) 中建材信息分銷業(ye) 務的規模巨大，需要穩定連續的物流管理，因此所選TMS係統必須有應用案例，成熟穩定的TMS且能保證後續服務的產(chan) 品。同時總體(ti) 擁有成本也是采購必不可少的一個(ge) 衡量因素
二、滿足定製需求：中建信息的運輸業(ye) 務雖然符合通用運輸業(ye) 務流程，但也有其自身的業(ye) 務特點和邏輯，一套標準的產(chan) 品化的TMS無法滿足企業(ye) 的要求。因此需要在一套成熟TMS基礎上實現可以訂製開發的要求
三、信息安全：運輸訂單信息包含了終端客戶的信息，公司需要有嚴(yan) 格的信息安全把控措施，確保信息不被非法外泄。
3.2TMS係統建設步驟：
考慮到未來ERP切換原因，中建信息沒有把目標設定為(wei) 一次實施解決(jue) 所有問題的一蹴而就。而是分階段逐步上線：
第一步，解決(jue) 從(cong) Excel管理到線上管理。
第二步，解決(jue) 公司內(nei) 係統的互通互聯。
3.3TMS係統產(chan) 品選擇及部署：
中建信息通過招標多家SaaS TMS服務供應商，經過物流部門對比試用，驛暢TMS產(chan) 品因其靈活的狀態管控、高效的操作、豐(feng) 富的協同理念及高適用度成為(wei) 公司TMS的首選。
采購的驛暢TMS產(chan) 品以SaaS獨立化部署方式為(wei) 公司提供高質量服務，獨立部署形式在滿足公司對信息安全的合規要求的情況下，不僅(jin) 滿足個(ge) 性化迭代開發需求，同時通過每年付費獲得有效服務降低公司的總體(ti) 使用成本。
3.4TMS係統產(chan) 品實施效果：
初期上線的驛暢TMS是全SaaS功能。雖未進行訂製化改造，係統基本滿足了物流部日常的工作要求。特別是協同方式的使用，顯著提高了操作效率和管理水平。
2019年二期迭代完成了中建信息SAP的ERP係統與(yu) 驛暢TMS數據對接，解決(jue) 了單據從(cong) ERP下發到TMS係統的對接工作，實現了TMS運單的自動數據交換。兩(liang) 期迭代完成上線後極大的提升了物流操作和管理的效率，減少了人工及錯誤，物流管理實現了全部線上化，達到甚至超越了預期目標。
4係統實施後的應用亮點
4.1操作智能化
TMS係統收到中建信息SAP的運輸訂單會(hui) 自動按規則作單據合規檢查；合規的運輸訂單會(hui) 依據係統設定的規則作客服人員的自動匹配，從(cong) 而完成單據操作的自動分配。
TMS接收到SAP係統信息後生成的運輸訂單會(hui) 依據設定的規則，通過判斷單據的信息，匹配對應規則的單據自動設定相應的線路、運輸方式、承運商及報價(jia) 。減少人工選擇造成的差錯。
TMS係統在生成運單前會(hui) 對訂單池內(nei) 的訂單作掃描，符合設定的規則的訂單會(hui) 自動合並生成相應的運單。係統合單、生成運單、發送承運商可一鍵自動完成。
TMS係統會(hui) 依據下發承運商的運單和與(yu) 運單相匹配的訂單作智能關(guan) 聯。當運單的狀態變更後，係統會(hui) 智能更新對應訂單的狀態。且可跨多層轉包實現狀態的無縫傳(chuan) 遞。
係統會(hui) 按設定時間間隔檢查在途的訂單的位置的更新情況，如果超出時間間隔沒有地點的更新則自動產(chan) 生異常報警。
當在途訂單有新的位置信息更新後，係統會(hui) 自動解除異常報警。
如果運輸訂單記帳時所有計費依據信息沒有變化，則係統可一鍵生成按中建信息和其承運商間雙方確認的價(jia) 格計算產(chan) 生的計費條目。大大減輕記帳工作量，提高記帳精度。
帳期結束，係統可按選定的時間範圍自動生成雙方已確認的帳期內(nei) 的賬單。
銷售可實時查詢自己的貨物狀態、位置、簽收情況。不需要再通過電話詢問和跟蹤。有異常情況隨發生，隨監控。
4.2.2中建信息物流部門和倉(cang) 儲(chu) 部門協同：
通過和WMS集成，倉(cang) 庫打包貨物體(ti) 積、件數、裝載清單可直接在TMS中呈現，方便物流部門單據生成和異常尺寸貨物的運輸規劃。
承運商可通過係統預知預計貨量情況，便於(yu) 安排運力；
承運商可在係統直接下載打印空白簽收單，不需要單獨再通過郵件傳(chuan) 遞；
承運商可在係統直接了解運輸訂單是否確認為(wei) 自己的承運任務；
物流部門可對未開始的運單執行方便的下發和撤回；
承運商對物流狀態/位置的反饋可直接反應到中建信息的運輸訂單上；
承運商對在途中的異常信息可及時通過係統反饋到中建信息物流部；
物流部門可通過係統對承運商上傳(chuan) 的簽收單電子件作確認/駁回；
物流部門可通過係統實時記錄和反饋承運商簽收單原件的返回情況；
物流部門和承運商通過係統實時記錄和確認發生的隨機費用；
帳期結束後生成的賬單可在物流部門和承運商間實時查看和核對。
4.2.4承運商和中建信息倉(cang) 儲(chu) 協同：
物流部門的中心庫房備貨狀態、裝載單通過係統實時傳(chuan) 輸給對應承運商。使承運商減少由於(yu) 備貨未完成，造成的運力等待問題。
針對每一運輸訂單設定的KPI監控，TMS係統可以提示哪些運輸訂單已接近預期抵達時間。物流部人員可依據距離預期抵達時間過期的緊急程度優(you) 先監控和處理異常訂單，從(cong) 而實現通過KPI數據驅動訂單監控優(you) 先級的管理。
5、TMS係統管理效益
通過兩(liang) 期係統的上線，實現業(ye) 務操作和管理效率的大幅提升。在物流業(ye) 務人員沒有減少的情況下及時、高效的實現了2019年底衝(chong) 量300%的業(ye) 務增量。
此外，物流部可支持業(ye) 務規模能力提升 300%，可在不增加人員的情況，具備支持年發貨27191109.57KG/97872.66立方貨品的能力。
5.1訂單操作自動化提升效率
通過對接ERP係統，驛暢TMS可自動生成對應業(ye) 務單號的運輸訂單。完全取消了手工的錄入方式，提升了錄入效率同時，減少了手工錄入帶來的差錯問題。
所有銷售的業(ye) 務單號在TMS係統中實現在途監控的一單到底，查詢清晰明確。
通過自主的規則設定，TMS係統收到的運輸訂單會(hui) 依據區域、銷售項目、產(chan) 品線等一係列條件自動匹配合適的承運商和運輸方式、服務水平。自動匹配後的結果通過最終的審核即可下發操作。提升了操作效率，減少了客服的操作負荷和人為(wei) 因素造成的承運商選擇派發問題。
對於(yu) 銷售傳(chuan) 來的運輸訂單，在滿足同樣發貨人、同樣收貨人、同樣送貨時間、同樣承運商的條件下，係統會(hui) 自動將符合條件的銷售訂單合並生成一票運輸運單發送給相應承運商操作。通過合單操作，可以有效節省公司物流成本。未上係統前，由於(yu) 收到的運輸訂單時間有先後，客服人員通過Excel表格來合並和標記合單操作，工作負荷高、效率低、準確度差。甚至要依靠下發到的承運商操作人員幫忙提示未合並的單據，撤回後再次下發。驛暢TMS係統提供的一鍵合單下發功能，跨任務分配實現所有待操作訂單的智能自動合單，便利、高效而準確。消除了對承運商的依賴，提升了操作效率和公司管理水平。
驛暢係統提供了承運商更新貨物位置的自動跟蹤功能，如果一票貨物沒有按時完成位置的記錄，係統會(hui) 在異常報表裏直接體(ti) 現。已發生異常的訂單，如果承運商繼續及時更新了位置則異常記錄會(hui) 消失。
通過異常的主動發現功能，使物流管控人員的管理注意力聚焦在可能被遺漏和注意的貨物上，避免貨物失去控製和延遲等意外的發生。同時也能夠確保貨物在監控下一直按照正常的運輸狀態運作。
驛暢TMS係統提供的異常處理機製，協同了承運商、物流部門和銷售部門，使得貨物的在途情況在係統上清晰透明的展示出來，出現的任何貨物在途意外也可在第一時間得到反饋和回複。
對提貨和收貨未按預期完成的運單，係統自動登記延遲記錄。為(wei) 下一步分析延遲原因提供依據。
5.1.5承運商KPI自動統計：
KPI要求附加在每一票運單上，隨著運輸活動的執行，實時反饋KPI的結果。對特殊情況需要排除在KPI考核範圍的單據可以單獨設定。
TMS係統提供保存運輸甲乙雙方的合同報價(jia) 功能，並通過係統保證報價(jia) 在雙方間的不可隨意更改性。甲乙雙方對同一票運單都可以記錄發生的費用。通過自動計算並確認基礎運費和保險費等固定費用，減少了人工錄入的負擔，提高了計費的精準度，減少了人為(wei) 更改費用的風險。
對隨機發生的臨(lin) 時費用，采用一方提報，另一方確認的方式保證費用的雙方認可。把原有到結算周期才操作的對帳工作落實到費用發生時的隨時確認。
通過提報方上傳(chuan) 支持文件，對臨(lin) 時產(chan) 生的費用確認過程提供了審批依據。同時也為(wei) 後期合規審核提供了有力的支持和便利檢索查詢。
以自動記帳為(wei) 依據和基礎，係統提供了自動賬單的生成和確認功能。使得原來需要3-4周的運費結算審核周期縮減到幾個(ge) 工作日。大大減輕了費用審核的工作量，提高了對承運商的付款速度和精度。
5.2實現上下遊環節協同5.2.1增加承運商確認環節：
使被確認承運商的單據可被相應承運商直接看到。同時使物流部門具備自動或人工調整供應商的靈活變通。
承運商可提前預知將要下發的運輸任務詳情，為(wei) 運力準備提供必要依據和準備時間。
在運輸訂單確認承運商後，不必等待收到運單，承運商即可下載空白簽收單，為(wei) 提貨做好準備。
通過協同承運商，直接通過係統回傳(chuan) 客戶簽收好的簽收單。中建信息的客服人員通過係統審批電子回單的有效性。簽收的貨物狀態直接關(guan) 聯費用結算，保證了電子回單的清晰有效。
係統還對簽收單原件的返回提供了管理支持，既滿足中建信息財務和風控的要求，也把這個(ge) 要求以KPI形式傳(chuan) 遞給承運商的執行端。
通過對接中建信息ERP及OA係統，在TMS中的運輸訂單狀態發生改變後，TMS係統自動推送通知到ERP/OA係統，實現了係統的集成。
5.2.5多部門/單位的高效協同：
實現了銷售與(yu) 物流部協同，物流部與(yu) 倉(cang) 儲(chu) 部協同，物流部與(yu) 承運商協同，承運商和倉(cang) 儲(chu) 部協同。
通過信息流、貨物流、憑證流協同管理，實現了整體(ti) 供應鏈的高效運轉。
6、TMS管理建設經驗
回顧TMS在兩(liang) 年內(nei) 的迭代和上線過程，我們(men) 獲得不少推進企業(ye) 信息化的感受：
6.1SaaS模式適合對外包組織的管理：
中建信息在選擇獨立部署SaaS的TMS前也有很多疑慮：信息安全問題、服務支持度問題、個(ge) 性化服務問題。通過驛暢TMS的項目實施，證實了獨立部署形式的SaaS化係統完全可以滿足企業(ye) 的要求。敏感數據可以部署於(yu) 內(nei) 部ERP係統，通過EDI接口進行數據交互，保證效率與(yu) 安全兼得。SaaS化的TMS作為(wei) 企業(ye) 內(nei) 部資源管理的ERP係統向外部資源管理延伸和協同的管理抓手，一方麵隔離了企業(ye) 和核心信息不外泄，另一方麵滿足了靈活可靠的協同管理。這也是本次信息化成功的一個(ge) 重要原因。
6.2SaaS模式降低信息化成本及風險：
SAAS軟件的輕資產(chan) 租用模式，可以通過很低成本檢驗一套係統和公司業(ye) 務管理的匹配情況，進而企業(ye) 可以根據試用的情況科學判定係統的適用性及後續定製功能的範圍。使企業(ye) 中使用本係統的角色都能直觀體(ti) 驗和總結出最核心和本真的需求，減少了項目型信息化開發中需求蔓延及變更的風險。
中建信息所使用的TMS係統作為(wei) 緊密貼合業(ye) 務的有機係統會(hui) 隨著業(ye) 務的發展不斷的迭代，形成具有符合自身發展的一套靈活強大的業(ye) 務支持係統。係統未來將以海量曆史數據為(wei) 資產(chan) ，以大數據分析推動運營管理優(you) 化，通過AI數據分析實現更高層次的數據推動業(ye) 務的發展模式，為(wei) 中建信息的蓬勃發展持續助力、賦能。
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