一．應用企業(ye) 簡況：

四川省閬中市泰安運業(ye) 有限責任公司是一家集客貨運輸、汽車銷售、汽修汽配等相關(guan) 業(ye) 務為(wei) 一體(ti) 的多元化公司。該公司上年度收入298.80元，主營收入298.8萬(wan) 元，資產(chan) 總計80萬(wan) 元。近年來堅持深化公司改革，改變單一經濟，實行多業(ye) 並舉(ju) ，漸漸步入健康發展的軌道，至今為(wei) 止該公司在全川各地擁有6家地級分公司。

其公司管轄車輛共計861輛，其中掛靠車輛662輛，是一家比較大的運輸企業(ye) ，運輸業(ye) 務遍布全國各地。在沒有使用管理軟件管理之前，該公司擁有400多輛車，僅(jin) 處理掛靠車輛相關(guan) 業(ye) 務的管理人員及業(ye) 務人員就有十幾個(ge) 人，但是這多業(ye) 務人員，還是忙不過來。導致業(ye) 務辦理不及時，客戶流失等問題，每年30幾個(ge) 客戶的流失量比新掛靠量還高，於(yu) 是迫於(yu) 集團的壓力，該公司必須要利用信息技術對掛靠業(ye) 務進行單獨管理。

二．企業(ye) 在實施信息化之前存在的問題：

在與(yu) 公司管理層溝通過程中，發現了公司很多管理都還處於(yu) 傳(chuan) 統的管理模式，一大群人圍著幾百輛車的掛靠資料忙碌，每天就是在不停的填資料，找資料，印資料和改資料。不僅(jin) 浪費了大量的人力物力，還讓客戶對公司產(chan) 生不信任感。我們(men) 深入該公司內(nei) 部了解到他們(men) 存在以下這些問題：

1、車輛的掛靠信息管理困難：公司幾乎有90%的車輛都是掛靠經營的形式進行運輸業(ye) 務，所有掛靠資料都是通過電子表格管理管理，15張電子表格，相互之間都有嵌套。每天都需要手工來查找和統計數字，不僅(jin) 工作量大、效率低，還經常出現數據出錯、成本浪費、工作延誤。

2、業(ye) 務到期提醒不到位：對於(yu) 掛靠車輛而言，保險信息、二級維護、運營證、年審、駕駛證以及車主欠費還款等需要及時了解是否到期，但在客戶的實際管理過程中，這些信息都不在一個(ge) 表中，每天要在600多輛車的信息中查找要到期的車輛信息，然後篩選打印出來一個(ge) 個(ge) 打電話通知。

3、到期業(ye) 務處理不及時：對於(yu) 沒能及時協助處理的到期業(ye) 務，沒有再繼續提醒同時又忘了做好備注，等過一段時間後，發現每個(ge) 月至少有20%的車輛沒有及時處理。導致客戶的不滿意，同時公司又要承擔補辦所帶來的工作量。

4、財務漏洞大，收入支出不清楚：公司除了日常的運輸業(ye) 務盈利以外，還通過收取掛靠管理費、服務費以及代辦業(ye) 務的中間費，近1000台車的服務費和管理費，每天都是幾百萬(wan) 的收入，但在實際的管理過程中，經常出現漏收或者是少收，對於(yu) 公司都是很大的損失。如果有遇到車主欠款賴賬的，根本無法及時處理，年底查賬總有很多問題，甚至差額達到3萬(wan) 以上。

三．係統解決(jue) 方案：

以上問題主要是因為(wei) 沒有公司對企業(ye) 信息化沒有引起足夠重視，如果龐大的掛靠業(ye) 務沒有使用任何管理係統支撐。針對這些問題，再結合我們(men) 百盛車輛掛靠管理係統核心管理思想和具體(ti) 管理功能，幫助該公司建立起了一套完善的管理體(ti) 係和管理流程，從(cong) 根上解決(jue) 了他們(men) 管理問題。

首先，我們(men) 車輛掛靠管理係統恰恰符合他們(men) 對於(yu) 掛靠車輛業(ye) 務管理流程的要求。從(cong) 掛靠的資料來講，豐(feng) 富的登記資料，從(cong) 車主證件資料、通訊方式到司機的駕駛證、行駛證、身份證等一應俱全，保證了在出現相關(guan) 事故的時候，能夠規避因車主或司機逃避而公司需被迫承擔責任的風險。並且在證件的管理上，不再依賴原始紙質複印件進行存檔，而是將掃描複印件以電子檔的形式存入管理係統中，這樣就不必每次都從(cong) 檔案袋中查找複印，可以直接在管理軟件中輸入車牌號調出打印。

其次，對於(yu) 業(ye) 務到期處理的管理，產(chan) 品本身提供的信息提醒功能就可以解決(jue) 掛靠車輛到期業(ye) 務提醒不到位的問題，根據他們(men) 實際業(ye) 務情況，設置了提前15天提醒，這樣係統每天就會(hui) 自動提醒哪些車輛的某個(ge) 業(ye) 務到期了。針對他們(men) 每天忙碌打電話的問題，我們(men) 提供了短信群發功能，通過短信平台，可以一鍵發送信息給客戶，除了業(ye) 務到期的提醒和費用到期的提醒以外，還加入了車主生日、節假日短信問候功能，體(ti) 現了公司的貼心服務及關(guan) 懷客戶的態度。

再次，我們(men) 在財務費用管理上，做了更加嚴(yan) 謹合理的功能開發，特別是對於(yu) 他們(men) 按年收取一定管理費的需求，通過係統中服務費管理功能解決(jue) 了這一問題，並且形成了收費報表，車主欠費報表以及公司財務收支報表。通過報表，公司管理層可以隨時知有哪些車主沒有交管理費，每個(ge) 車主的借款還款情況，對公司收支一目了然。

係統實施過程：

在正式實施之前，對公司的環境做了分析，包括網絡環境，計算機狀況，辦公環境等等，通過查看和評估後，發現由於(yu) 該公司之前對信息化的認識不足，公司就4台電腦，其中2台比較老舊。於(yu) 是根據我們(men) 的軟件環境要求與(yu) 公司領導進行溝通，重新部署了1台服務器，2台PC機，並且對局域網的網絡進行改造升級。能夠達到同時使用5個(ge) 客戶端進行操作。

首先我們(men) 根據實際情況對係統的數據字典和流程配置進行了規劃，比如部門的設置，操作人員權限的設置。明確了每個(ge) 操作員的責任、管理流程與(yu) 操作係統的權限。業(ye) 務員有編輯權限，主管有審核權限，副總及總經理擁有刪除權限。

在實施階段，該公司很多員工有抵觸情緒，不願意使用管理係統，因為(wei) 覺得操作麻煩，習(xi) 慣於(yu) 紙質文檔和電子表格管理，就拿管理資料的文員來說，認為(wei) 這樣大規模的錄入資料很麻煩。在實施過程中很不順利，導致係統遲遲不能上線。通過溝通之後，我們(men) 針對所有員工進行了一次一天的現場演示培訓，並通過我們(men) 的試用版進行實際的操作演練，做到每一步都模擬真實的業(ye) 務操作；並且第一次使用了我們(men) 的視頻培訓教程輔導培訓。

與(yu) 此同時，我們(men) 也發現該公司所有的掛靠車輛信息管理都不到位，掛靠資料也不完整，有的缺少行駛證、有的缺少司機身份證資料，有的缺少保險資料，甚至還有相關(guan) 證件、複印件丟(diu) 失的檔案。在和該公司領導溝通之後，為(wei) 實現公司信息化戰略的第一步，領導要求強製錄入，並且在錄入過程中與(yu) 車主聯係來完善資料。錄入完成之後對基礎數據進行備份，讓所有部門進行試用，一周的總結和調整之後，針對個(ge) 別操作人員的權限進行了微調，係統順利上線，並且上線後的第一個(ge) 月，到期業(ye) 務就及時快速地辦理完成了，沒有出現漏辦或者費用漏收的情況。

四．效益分析與(yu) 評估：

該客戶上線一年，業(ye) 務辦理能力就提高了45%，車主投訴也減少了72%。到目前為(wei) 止該客戶公司已經使用了百盛車輛掛靠管理係統5年了，在這期間沒有出現過因為(wei) 業(ye) 務辦理不及時，服務不到位而讓車主流失的情況，並且每年以20輛車的速度增長。在車輛增加的同時，人員卻沒有增加，每年為(wei) 公司節約了進10萬(wan) 的成本。在財務的管理上，堵住了相關(guan) 操作人員暗箱操作，鑽漏洞謀取個(ge) 人利益的問題。

在使用的過程中，根據客戶管理上的需求和發展對產(chan) 品進行了定製化的調整，比如增加了銀行貸款管理，因為(wei) 該公司涉及到車主借款問題，這樣既服務了車主，同時也為(wei) 公司增加了收入項目，但是遇到有車主還款不及時或者還款後沒有登記的，針對這種情況我們(men) 在新的版本中加入借款還款管理；同時增加了運費結算管理和司機費用的管理。

五．信息化實施過程中的主要體(ti) 會(hui) 、經驗與(yu) 教訓

通過對改客戶的實施，我們(men) 也吸取到了很多經驗，比如，要根據客戶的實際情況合理的做好規劃方案，能夠使運輸掛靠企業(ye) 不需要花太多的額外投入，包括人力、物力、財力，即可實現企業(ye) 的信息化管理。

我們(men) 針對該客戶這幾年使用過程中提出的需求進行了調研，發現很多公司在發展的過程中都有相同的需求，我們(men) 認為(wei) 這是管理軟件發展的趨勢，同時也讓我們(men) 意識到要緊跟客戶的發展而發展，抓住用戶最實際的需求。接下來，我們(men) 會(hui) 針對這種集團化，規範化的企業(ye) 進行版本調整，並會(hui) 加入駕駛員安全提醒與(yu) 培訓，交通違章信息推送與(yu) 提醒功能，讓運輸掛靠公司能從(cong) 容應對因駕駛員、車主對安全意識和法律法規認識不到位而帶來的安全管理問題。

隨著運輸公司業(ye) 務的不斷發展，很多公司的業(ye) 務不僅(jin) 僅(jin) 隻滿足於(yu) 掛靠資料的登記，掛靠業(ye) 務的辦理，而是需要實現產(chan) 業(ye) 化、生態化、和集團化，所以我們(men) 會(hui) 針對客戶的需求進行實際的調研和模式，實現車輛管理係統的移動化、集團化的和集成化。提供根據實際需求可配置化的解決(jue) 方案，實現快速部署，快速入手，快速實現收益的目的。

在推進運輸行業(ye) 信息化的道路上，遇到各種各樣的阻力，包括運輸行業(ye) 各運輸公司管理模式不盡相同，管理層對信息化和使用技術解決(jue) 管理問題的不重視，業(ye) 務人員素質參差不齊等等問題都使得這些企業(ye) 在管理上存在很多漏洞。前段時間成都一家物流運輸公司就因為(wei) 管理不嚴(yan) ，導致出現重大交通事故，使得司機、車主以及運輸公司法人都被刑拘。3死2傷(shang) 的重大事故導致公司幾近破產(chan) ，究其原因在於(yu) 運輸公司沒有使用專(zhuan) 業(ye) 的掛靠管理係統進行信息化的提醒，讓車主疏於(yu) 日常保養(yang) 和保險辦理。如果信息提醒及時有效，保險業(ye) 務處理及時規範，像本文中的企業(ye) 一樣企業(ye) 信息化管理應用到位，那麽(me) 久不會(hui) 有那麽(me) 大的損失了。所以我們(men) 倡導運輸行業(ye) 要積極利用信息化管理係統，這樣才能提高競爭(zheng) 力，提高效益，同時也能推動中國的物流運輸業(ye) 向前發展！